I viaggi di lavoro non possono essere eliminati, ma puoi risparmiare sulla gestione trasferte e note spese.

I viaggi di lavoro non possono essere eliminati, ma puoi risparmiare sulla gestione trasferte e note spese.

Hai mai pensato che la tua azienda ha una concreta possibilità di risparmio nascosta nella gestione delle trasferte e dei rimborsi spese ?

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Tempo Risparmiato

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Riduzione Errori

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Controllo Costi

Le grandi aziende hanno già fatto questo percorso

e le migliori riescono a gestire un ciclo completo di trasferta e rimborso spese con meno di 25,00 euro di oneri amministrativi complessivi.

6 consigli per una efficace gestione di trasferte e note spese

1) Travel Policy

punto di partenza per una efficace gestione delle trasferte aziendali è la definizione di regole di viaggio chiare e precise che tutti i viaggiatori conoscono e rispettano.

2) Integrazione Pagamenti

ricevere i flussi di pagamento di tutte le spese di viaggio e trasferta è importante per controllare sempre i livelli di spesa e per autorizzare solo gli importi massimi previsti a budget.

3) Servizi mobile

avere un’app mobile per la gestione delle trasferte serve a gestire tutte le informazioni di viaggio via smartphone oltre che a raccogliere le spese e i giustificativi in modo immediato.

4) Workflow Autorizzativi

gestire le richieste di approvazione di viaggio e di spesa con un semplice click è fondamentale per risparmiare tempo e per automatizzare tutti i controlli di merito sui rimborsi.

5) Audit e Contabilità

i controlli amministrativi svolti in modalità elettronica sono veloci e trasparenti e si concludono con la creazione automatica delle registrazioni contabili e dei flussi di pagamento.

6) Digitalizzazione

sfruttare le possibilità offerte dalla gestione digitale dei documenti applicata alle note spese è essenziale per non stampare mai nessun documento e conservare tutto in formato elettronico.

Vuoi fare anche tu come i migliori ?

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“Ho assistito molte grandi aziende in progetti di cambiamento relativi alla gestione delle trasferte e dei rimborsi spese, studiandone le procedure, introducendo nuove tecnologie ed ottimizzando i processi di travel.

Per tutte le organizzazioni, di qualsiasi dimensione, che ancora non hanno affrontato il tema dell’organizzazione trasferte e rimborsi spese ci sono significativi margini di miglioramento e di risparmio.

Consulta i miei servizi e scopri cosa posso fare per la tua azienda.”

Dott. Stefano Failla

“Ho assistito molte grandi aziende in progetti di cambiamento relativi alla gestione delle trasferte e dei rimborsi spese, studiandone le procedure, introducendo nuove tecnologie ed ottimizzando i processi di travel.

Per tutte le organizzazioni, di qualsiasi dimensione, che ancora non hanno affrontato il tema dell’organizzazione trasferte e rimborsi spese ci sono significativi margini di miglioramento e di risparmio.

Consulta i miei servizi e scopri cosa posso fare per la tua azienda.”

Dott. Stefano Failla

Non sei pronto ? Vuoi capire meglio come posso aiutarti ?

Cronaca di una Trasferta

(nazionale, di pochi giorni, pianificata e autorizzata)

La richiesta di trasferta

Facciamo il caso che un dipendente della tua azienda, che ha sede a Milano, deve partecipare ad un’importante riunione a Roma e che con l’occasione organizza anche una visita presso alcuni clienti in Lazio. Ha 15 giorni di tempo, ma procede subito inviando una mail alla segreteria di direzione come da prassi aziendale. La mail contiene tutti i dettagli del viaggio, le date, le richieste di biglietteria aerea e di prenotazione hotel. Il dipendente mette in copia anche il suo capo ed aggiunge le motivazioni. 

Tempo Impiegato

15 minuti

Livello di soddisfazione smile smile smile smile smile

Autorizzazione e prenotazione

Il capo legge la mail dopo 2 giorni, chiama il collaboratore per avere maggiori informazioni, risponde alla mail approvando la richiesta. La segreteria si era nel frattempo informata sui voli, ha trovato due opzioni ed ha chiesto conferma al dipendente. Ricevuta anche l’approvazione del capo, effettua la prenotazione on-line usando una carta di credito aziendale (o in alternativa trasmette la informazioni all’agenzia viaggi abituale). Allo stesso modo prenota l’hotel per 3 giorni. Informa il dipendente e mette in cc il capo.

Tempo Impiegato

45 minuti

Livello di soddisfazione smile smile smile smile

Spese di viaggio e vitto

Il dipendente riceve i biglietti aerei ed il voucher dell’hotel in formato elettronico via mail, li stampa e li porta con sè il giorno della partenza. Prende un taxi per l’aeroporto, paga € 20 in contanti e si fa dare la ricevuta. Fa la stessa cosa giunto a Roma e paga € 40 con la sua carta di credito personale. La sera cena in albergo e si fa addebitare la camera. Il giorno seguente prende un taxi per recarsi al centro congressi dove si tiene il meeting e paga € 30 in contanti. Pranzo al bar del centro congressi, paga in contanti € 15 e conserva lo scontrino.

Spese Anticipate

105 euro

Livello di soddisfazione smile smile smile

Autonoleggio e rappresentanza

La sera il dipendente cena nuovamente in albergo ed il mattino dopo noleggia un’auto per recarsi all’appuntamento con i suoi clienti. Paga con bancomat € 70 di noleggio. A pranzo e cena ospita 4 persone ed anticipa un totale di € 180 (€ 30 x 3 persone x 2 pasti). Chiede la fattura con IVA e la conserva. Anche quando lascia l’hotel il giorno dopo, chiede la fattura, parzialmente pre-pagata, e salda la differenza di € 75. Per il rientro, prende un taxi, paga € 40 e quando atterra a Milano rientra a casa con i mezzi pubblici pagando € 3 di biglietti.

Spese Anticipate

408 euro

Livello di soddisfazione smile smile  

ma solo ora inizia la parte interessante

quando il dipendente dovrà trovare il tempo di fermarsi in ufficio per inserire nel suo computer, in un foglio excel o in un programma specifico, tutti gli importi spesi in trasferta per creare la nota spese.

  • le spese sostenute in trasferta devono essere ricostruite per data;
  • tutte le informazioni devono essere ridigitate una seconda volta;
  • occorre fare totali separati per indicare le spese da rimborsare;
  • le pezze giustificative devono essere trovate, verificate e allegate;
  • la nota spese finale va stampata, firmata e trasformata in PDF;
  • la consegna è via email al capo + la busta per l’amministrazione;

Tempo Impiegato: 30 minuti | Soddisfazione embarassed embarassed embarassed

Tempo Impiegato

30 minuti

Soddisfazione embarassed embarassed embarassed

  • il capo riceve la mail, apre il file, controlla e approva le spese;
  • in contabilità ricevono la mail in cc di approvazione del capo;
  • in contabilità spuntano le spese con i giustificativi a supporto;
  • in contabilità verificano i massimali di spesa e fanno le rettifiche;
  • in contabilità estraggono le fatture e registrano la prima nota;
  • in contabilità creano la distinta di pagamento e annotano il LUL;

Tempo Impiegato 40 minuti | Soddisfazione undecided undecided undecided  

Tempo Impiegato

40 minuti

Soddisfazione undecided undecided undecided  

Facciamo un rapido calcolo

di quanto abbiamo speso sinora adottando un processo manuale

Minuti di Tempo

per € 30 all’ora =

Euro di Costo

per una sola trasferta di 3 giorni con 1 nota spese, senza contare che …

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Manca una Travel Policy

il dipendente non è stato in grado di effettuare in autonomia le scelte di prenotazione viaggio e l’azienda ha dovuto organizzare una funzione di segreteria centrale;
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Non c'è Budget di Spesa

il costo totale della trasferta non è stato stimato e confrontato con i massimali di spesa e con il budget per viaggi aziendali prima della autorizzazione alla trasferta;
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i Controlli sono a Consuntivo

la mancanza di controlli automatici in fase di inserimento e approvazione delle spese lascia spazio a margini di discrezionalità e/o di errore da parte dell’amministrazione;
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Non c'è Dematerializzazione

la nota spese, anche se prodotta in excel o in PDF, alla fine viene stampata per essere firmata e archiviata assieme agli originali di tutte le pezze giustificative;
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Non c'è Tassazione Dipendente

le spese da tassare in capo al dipendente, perchè non documentate, sostenute nel comune sede di lavoro o aventi natura di indennità, sono rilevate manualmente in contabilità;
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Non c'è Tassazione Azienda

il calcolo del tetto massimo di deducibilità giornaliera per le spese di vitto e alloggio deve essere fatto manualmente dall’amministrazione contabile;
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Non c'è il Recupero dell'IVA

se non attraverso la duplicazione delle fatture vitto e alloggio, con registrazione manuale singola o cumulativa al fine del recupero integrale dell’IVA ;
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Non c'è Riconciliazione di Cassa

a chiusura della nota spese mancano le riconciliazioni di cassa con i sistemi di pagamento utilizzati per la trasferta, dal bonifico al telepass, dalle fuel card agli anticipi di contanti;
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Non ci sono Dati da Analizzare

l’unica fonte di informazione sulle spese di viaggio e trasferta è data dalla contabilità e non è possibile avere report dettagliati per analizzare e intervenire sulle voci di spesa;

Ora facciamo il conto ...

di cosa spenderesti se, per ipotesi, la tua azienda avesse 5 commerciali che fanno 5 trasferte al mese per 10 mesi all’anno per un totale di 250 note spese.
[5 commerciali x 5 trasferte x 10 mesi ] x € 65 =

€ 16.250 all’anno !!!

Se stiamo ai dati del mio semplice esempio, il costo per la gestione amministrativa dei processi di travel aziendale ti costa come un mezzo stipendio di un tuo collaboratore … Fai tu il conto esatto di cosa spendi nella tua organizzazione e ti sorprenderai !!! Per non dire di quanto potresti probabilmente risparmiare su hotel, ristoranti e viaggi se tu avessi un monitoraggio costante e preventivo della spesa …
Uomo Sorpreso

Ho avuto la tua attenzione ?

Bene, allora posso presentarti i miei servizi.

Scopri come posso aiutarti a riorganizzare i processi trasferte e note spese della tua azienda !

Consulenza per la Gestione Trasferte e Note Spese

Tutto quello che serve alla tua azienda per (ri)organizzare i viaggi di lavoro e i rimborsi spese

Guadagna efficienza nei processi

Riduci i rischi di errori e sanzioni

Migliora il servizio per i dipendenti

  • Servizio professionale strutturato
  • Competenza assoluta nel settore
  • Nessuna obbligazione di durata
Stefano Failla

Dottore Commercialista

Servizio professionale strutturato

Competenza assoluta nel settore

Nessuna obbligazione di durata

Stefano Failla – Dottore Commercialista

Analisi Accurate

Studio della documentazione e dei processi esistenti e confronto con le best practice di settore.

Linee Guida

White paper che illustra le best practice di settore e le modalità con cui raggiungerle.

Report Finale

Relazione scritta con le analisi svolte, l’evidenza dei punti di criticità e i suggerimenti utili.

Travel Policy

Procedura T&E interna completa di tutti gli elementi necessari per disciplinare il processo.

Come funziona il servizio

Semplice, facciamo tutto on-line. Ecco cosa devi fare tu …

1. Compilazione del Questionario T&E

Ricevererai un questionario dettagliato che serve per la raccolta di molte informazioni utili per capire come vengono attualmente gestite le trasferte e i rimborsi spese nella tua azienda, quali sono i volumi e quali strumenti sono utilizzati. Lo compili e me lo restituisci.

Tempo richiesto: 45 minuti circa.

2. Appuntamento Telefonico T&E

Concordiamo un appuntamento telefonico (o via Skype se preferisci) per conoscerci e per approfondire le esigenze della tua azienda. Ti guido io nella conversazione per raccogliere le informazioni necessarie a realizzare la mia analisi.

Tempo richiesto: 30 minuti circa.

3. Raccolta Documentazione T&E

Mi mandi via internet una raccolta di documenti relativa ad un campione di 20 trasferte e note spese, completa di tutti gli elementi a tua disposizione: autorizzazione alla trasferta, modulo di rimborso spese, giustificativi a supporto, prima nota contabile.

Tempo richiesto: 60 minuti circa.

e quando avrò ricevuto tutto il materiale e le informazioni necessarie …

e saprai come fare per ottimizzare i tuoi processi di travel …

Risultati del Servizio Trasferte e Rimborsi Spese

A conclusione del lavoro svolto, riceverai i 3 documenti fondamentali per gestire correttamente i processi Travel & Expense (T&E) della tua azienda e avrai la possibilità di confrontarti con me sui risultati ottenuti.

1. Rapporto delle tue Criticità T&E

Ogni azienda è diversa ed il report che riceverai viene realizzato “ad hoc” per la tua realtà e organizzazione sulla base dei dati e delle informazioni che mi hai fornito. Il documento è un primo passo per valutare eventuali critiità e punti di miglioramento.

Incluso nel Servizio Base.

2. Linee Guida Best Practise T&E

Questo white paper contiene una sintesi delle migliori procedure applicate dalle grandi aziende per ottimizzare i processi trasferte e rimborsi spese. Troverai molti utili spunti di riflessione per decidere quali percorsi seguire per automatizzare le procedure.

Documento Opzionale.

3. Modello di Travel Policy Interna

La travel policy che ti invierò elenca nel modo più completo possibile tutti gli elementi che devono essere presenti nel regolamento interno di gestione delle trasferte. Puoi decidere di adottarlo subito o di utilizzarlo come modello per la tua versione azienda.

Documento Opzionale.

Cosa aspetti ?

Risolvi il tuoi problemi di gestione operativa, amministrativa e fiscale di trasferte e rimborsi spese.

Scegli la professionalità e la trasparenza

Servizio Strutturato con Configuratore Prezzi

Vuoi qualche esempio ?

Lascia che ti aiuti a fare crescere la tua azienda.

Per qualsiasi necessità di informazioni non esitare a contattarmi. Mandami un messaggio e ti risponderò a breve.